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Professionnel : mes démarches administratives

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Fiche pratique

Documents commerciaux d'une entreprise individuelle

Vérifié le 11/08/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

En tant qu'entrepreneur individuel, vous devez établir plusieurs documents commerciaux. Ces documents comportent des <span class="miseenevidence">informations obligatoires</span>. Ils doivent être conservés <span class="miseenevidence">entre 5 et 10 ans</span> selon la nature du document.

Vous devez préparer un certain nombre de documents liés à vos relations commerciales avec vos clients.

Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :

  • Courriers
  • Tarifs et documents publicitaires
  • <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=R43253">Conditions générales de vente (CGV)</a>
  • Bons de commande et de livraison
  • <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F31808">Factures</a>

Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :

  • Il est <span class="miseenevidence">d'usage</span> de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

    • Votre <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F33050">code APE</a>
    • Votre<a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F23570"> numéro de TVA intracommunautaire</a>
    • Vos coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet)

    Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de <span class="miseenevidence">mentions obligatoires</span>. Vous devez y faire figurer notamment les <span class="miseenevidence">informations suivantes</span> :

    • Numéro unique d'identification (<a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F32135">Siren</a>) suivi de la mention au <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=R24403">RCS</a>
    • Dénomination : votre nom ou nom d'usage doit être suivi ou précédé de la mention Entrepreneur individuel ou EI
    • Lieu du siège social
    • Si votre entreprise est en état de liquidation cela doit être indiqué
    • Si vous êtes une <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=R24384">EIRL</a>, vous devez indiquer l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et votre dénomination sociale
    • Si vous êtes en <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F23573">location-gérance</a>, vous devez préciser si vous êtes locataire-gérant ou gérant-mandataire
    • Si vous avez bénéficié d'un <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F11299">contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique</a>, vous devez mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

  • Il est <span class="miseenevidence">d'usage</span> de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

    • Votre <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F33050">code APE</a>
    • Votre<a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F23570"> numéro de TVA intracommunautaire</a>
    • Vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

    Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de <span class="miseenevidence">mentions obligatoires</span>. Vous devez y faire figurer notamment les <span class="miseenevidence">informations suivantes</span> :

    • Numéro unique d'identification (<a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F32135">Siren</a>)
    • Dénomination : votre nom ou nom d'usage doit être suivi ou précédé de la mention <span class="expression">Entrepreneur individuel</span> ou <span class="expression">EI</span>
    • Mention au registre national des entreprises
    • Lieu du siège social
    • Si votre entreprise est en état de liquidation
    • Si votre entreprise est une <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=R24384">EIRL</a>, vous devez indiquer l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et votre dénomination sociale
    • Si vous êtes en <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F23573">location-gérance</a>, vous devez préciser si vous êtes locataire-gérant ou gérant-mandataire
    • Si vous avez bénéficié d'un <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F11299">contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique</a>, vous devez mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

  • Il est <span class="miseenevidence">d'usage</span> de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

    • Votre nom
    • Vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

    Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de <span class="miseenevidence">mentions obligatoires</span>. Vous devez y faire figurer les <span class="miseenevidence">informations suivantes</span> :

    • Numéro unique d'identification (<a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F32135">Siren</a>)
    • Dénomination : votre nom ou nom d'usage doit être suivi ou précédé de la mention <span class="expression">Entrepreneur individuel </span>ou <span class="expression">EI</span>
    • Si vous êtes une <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=R24384">EIRL</a>, vous devez indiquer l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et votre dénomination sociale
    • Si vous avez bénéficié d'un <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F11299">contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique</a>, vous devez mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

  À savoir

Vous pouvez retrouver toutes les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures sur la <a href="https://la-ville-es-nonais.fr/informations-pratiques/mes-demarches-administratives/professionnel-mes-demarches-administratives/?xml=F31808">fiché dédiée au sujet</a>.

Si <span class="miseenevidence">vous n'indiquez pas les mentions obligatoires</span> sur vos documents commerciaux, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">750 €</span>.

La durée de conservation de vos documents commerciaux <span class="miseenevidence">varie en fonction de la nature</span> du document :

  • S'il s'agit d'un <span class="miseenevidence">document comptable</span> (bon de commande, facture, bon de livraison, etc.), il doit être conservé <span class="miseenevidence">10 ans</span>.
  • S'il s'agit d'un <span class="miseenevidence">contrat</span> conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une <span class="miseenevidence">correspondance commerciale</span>, le document doit être conservé <span class="miseenevidence">5 ans</span>.

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